CARA KOMUNIKASI

 
Cara Mengatasi Hambatan dan Memperbaiki Komunikasi

Cara mengatasi Hambatan dan Memperbaiki komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill, 2003;22) adalah :
1. Memelihara ikliim komunikasi terbuka
Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.
2. Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi
3. Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya
Majunya perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional.
4. Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima
Menggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedang berkomunikasi.
5. Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi.
Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.
6. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara :
a. Memahami penerima pesan
b. Menyesuaikan pesan dengan penerima
c. Mengurangi jumlah pesan
d. Memilih saluran atau media yang tepat
e. Meningkatkan keterampilan berkomunikasi

Sumber : Buku Komunikasi Bisnis, “Sutrisna Dewi”.

Sumber: http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2100725-cara-mengatasi-hambatan-dan-memperbaiki/#ixzz1lz0csnyt

Cara Mengatasi Konflik Dalam Perusahaan

2 Nov 2009 by Maksum Priangga · 10 Comments

Didalam hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan konflik antar individu akan sering terjadi. Konflik yang sering terjadi biasanya adalah karena masalah kominikasi yang kurang baik. Sehingga cara mengatasi konflik dalam perusahaan harus benar-benar dipahami management inti dari perusahaan, untuk meminimalisir dampak yang timbul.

Permasalahan atau konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi bias-bisa terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya mogok kerja, bahkan demo.

Sehingga untuk mensiasati masalah ini bias dilakukan dengan berbagai cara.

1. Membentuk suatu system informasi yang terstruktur, agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui loudspeaker.

2. Buat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancer dan harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi yang dua arah dan intens akan mengurangi masalah di lapangan

3. Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi

Biasanya masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yang kurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan

Konflik dalam perusahaan juga sering terjadi antar karyawan, hal ini biasanya terjadi karena masalah diluar perusahaan, misalnya tersinggung karena ejekan, masalah ide yang dicuri, dan senioritas. Perusahaan yang baik harus bisa menghilangkan masalah senioritas dalam perusahaan. Hal ini dapat meminimalisir masalah yang akan timbul, kerena dengan suasanya yang harmonis dan akrab maka masalah akan sulit untuk muncul.

http://maksumpriangga.com/cara-mengatasi-konflik-dalam-perusahaan.html

MEMPERBAIKI KOMUNIKASI ANTAR PERSONAL DAN MANAJEMEN KONFLIK

Lima kualitas umum yang harus diperhatikan dalam komunikasi antar personal (devito), keterbukaan. Kualitas keterbukaan mengacu kepada tiga aspek, yaitu :

1. harus terbuka kepada orang yang diajak berinteraksi
2. kesediaan komunikator untuk bereaksi secara jujur terhadap stimulus yang dating
3. menyangkut kepemilikan dan pikiran/

Empat kemampuan seseorang untuk mengetahui apa yang sedang dialami orang lain, suatu tempat tertentu dari sudut pandang orang itu melalui kacamata orang lain (Henry Black Rack)

Sikap mensukung

1. deskriptif bukan evaluatif
2. spontan bukan strategi
3. professional bukan sangat yakin

Sikap positif

1. komunikasi antar personal terbina jika memiliki sikap positif terhadap diri mereka sendiri.

2. perasaan positif untuk situasi komunikasi pada umumnya sangat penting untuk interaksi yang efektif.

Kesetaraan

Dalam setiap situasi barangkali terjadi keridak setaraan salah seorang mungkin lebih pandai, lebih kaya, lebih tampan/cantik atau atletis ketimbang orang lain. Tidak pernah ada orang yang benar-benar setara dalam segala hal. Terlepas dari ketidak setaraan ini, komunikasi antar personal akan lebih efektif bila suasananya setara, artinya harus ada pengakuan secara diam-diam, bahasa kedua belah pihak sama-sama bernilai dan berharga dan masing-masing mempunyai sesuatu yamh penting untuk dikembangkan.

Rancangan pragmatis (model kompetensi) komunikasi antar personal:

1. kebersatuan

Kebersatuan mengacu pada penggabungan antara pembicara dan pendengar, terciptanya rasa kebersamaan dan kesatuan, kebersatuan dikomunikasikan secara verbal dengan cara:

1. menyebut nama lawan bicara
2. menggunakan kata ganti yang mencakup, baik pembicara atau pendengar
3. memberi umpan balik yang relevan
4. menunjukan pada lawan bicara bahwa kita memusatkan perhatian pada lawan bicara
5. menyatakan referensi diri kedalam pernyataan yang bersifat evaluatif.
1. manajemen interaksi

Dalam manajemen interaksi yang efektif tidak seorangpun merasa diabaikan atau merasa menjadi tokoh penting, masing-masing pihak berkontrabusi dalam keseluruhan berkomunikasi.

Menjaga peran sebagai pembicara dan pendengar dengan melalui gerakan mata, ekspresi vocal, serta gerakan tubuh dan wajah sesuai saling memberikan kesempatan untuk berbicara merupakan keterampilan manajemen interaksi.

3. pemantauan diri

Manipulasi citra yang kita tampilkan kepada pihak lain, pemantauab diri yang cermat selalu menyesuaikan perilaku mereka menurut umpan balik dari pihak lain, guna mendapatkan efek yang paling menyenangkan, mereka memanipulasi kedalam arti yang positif, interaksi untuk menciptakan kesan yang terbaik dan paling efektif.

Manajemen yang paling efektif:

1. berkelahi dengan sportif
2. bertengkar secara aktif
3. bertanggung jawab atas pikiran dan perasaan
4. langsung dan spesifik
5. menggunakan humor untuk meredakan keteganga

Manfaat konflik (Johnson, 1981)

1. konflik dapat menjadikan kita sadar bahwa persoalan yang perlu dipecahkan dalam hubungan kita dengan orang lain.
2. konflik dapat menyadarkan dan mendorong kita untuk melakukan perubahan-perubahan dalam diri kita sendiri
3. konflik dapat menumbuhkan dorongan kita untuk melakukan perubahan-perubahan dalam diri ita sendiri
4. konflik dapat menjadikan hidup lebih menarik
5. perbedaan pendapat dapat membingbin kearah tercapainya keputusan-keputusan bersama yang lebih matang dan bermutu
6. konflik dapat menghilangkan ketegangan-ketegangan kecil yang sering dialami dalam hubungan diri sendiri dengan seseorang
7. konflik dapat menjadi sumber hiburan
8. konflik dapat mempererat dan memperkaya hubungan.

Konflik bersifat konstruktif, apabila:

1. hubunga kita dengan pihak lain justru menjadi lebih erat dalam arti lebih mudah berinteraksi dan bekerjasama
2. kita dan pihak lain justru sering menyukai dan saling mempercayai
3. kedua belah pihak sama-sama merasa puas dengan akibat-akibat yang ditimbulkan setelah berlangsungnya konflik
4. kedua belah pihak makin terampil mengatasi secara konstruktif konflik-konflik baru yang terjadi diantara mereka

Dalam kaitannya dengan cara berkonflik terdapat 3 tipe situasi konflik, yaitu:

1. konflik inter individu

Konflik ini merupakan tipe yang paling efektif kaitannya dengan emosi individu hingga tingkat keresahan yang paling tinggi.

Konflk bias muncul dari dua penyebab, karena kelebihan beban (Role Over Loaded) atau karena ketidak sesuaian seseorang dalam melaksanakan peranan (person role compatibilines) dalam kondisi pertama seseorang mendapat beban berlebihan akibat suatu (kedudukan) yang dimilikinya, sedang dalam kondisi kedua seseorang memang tidak memilii kesesuaian yang cukup unruk melaksanakan peranan sesuai dengan situasinya.

2. konflik antar individu

Konflik antar individu terjadi antar seseoarang dengan satu orang atau lebih, sifatnya kadang-kadang substantik menyangkut perbedaan.

3. konflik antar kelompok sosial

Hal-hal yang harus mengawali konflik kelompok sosial yaitu sebagai berikut:

1. ambiguitas peranan
2. persaingan dalam memperoleh sesuai yang nilainya tinggi
3. kesaling tergantungan atau unterdependensi dari tugas
4. hambatan-hambatan komnikasi
5. konflik-konflik yang sebelumnya tidak diatasi secara nyata
6. perbedaan-perbedaan.

Strategi dalam mengatasi konflik

Bila kita terlibat konflik dengan orang lain, ada dua hal yang harus kita pertimbangkan, yaitu:

1. tujuan-tujuan atau kepentingan-kepentinan pribadi kita
2. hubungan baik dengan orang lain

Gaya-Gaya dalam menelola konflik

1. Gaya kura-kura

Kura-kura lebih senang menarik diri bersembunyi dalam tempurung badannya untuk menghindari konflik, mereka cenderung menghindar dari pokok-pokok soal maupun dari orang-orang yang menimbulkan konflik.

2. gaya ikan hiu

Ikan hiu senang menaklukan lawan dengan memaksanya menerima solusi konflik yang ia berikan, baginya menyampaikan tujuan pribadi adalah yang utama, sedangkan hubingan pihak lain tidak terlalu penting.

3. gaya kancil

Seekor kancil sangat mengutamakan hubungan dan kurang mementingkan tujuan-tujuan pribadi, ia berkeyakinan bahwa konflik harus dihindari demi kerukunan, konflik harus didamaikan, dengan dipecahkan agar hubungan tidak rusak.

4. gaya rubah

Rubah senang mencari kompromi, baginya baik tercapainya tujuan-tujuan pribadi maupun hubungan baik dengan pihak-pihak lain cukup penting ia mau mengorbankan sedikit tujuan-tujuannya dengan hubungan-hubungannya.

http://photografi-jalanan.blogspot.com/2008/12/memperbaiki-komunikasi-antar-personal.html

PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Nama   : Amira Wulandari

NPM     : 36209005

Kelas    : 2dd04
Untuk memenuhi tugas dari ibu Handayani

A.     KEGIATAN KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN.

Setiap organisasi pasti memiliki hierarchie/tingkatan yang mengakibatkan komunikasi di dalamnya.semua ini mengakibatkan terhadap penyelenggaraan komunikasi yang juga mempengaruhi hubungan antar manusia didalam dan diluar perusahaan. Apabila suatu pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme sosialisasi, integrasi, dan peningkatan kerjasama, maka pada pihak lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Kegiatan komunikasi mempunyai dua aspek, yaitu aspek aktif yang berupa kegiatan yang bertujuan mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnya, dan aspek pasif yang merupakan pencerminan situasi sosial yang memanfaatkan komunikasi tersebut. Komunikasi juga merupakan alat sosialisasi yang netral (bukan hanya dapat menimbulkan integrasi tetapi juga disintegrasi, dapat menimbulkan kerjasama tetapi juga pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat diplomasi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau peperangan). Oleh karena itu efek dari komunikasi tersebut tergantung dari maksud dan tujuan si penyampainya.

B.     PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN, sekurang-kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu sbb..:

• 1.       Ide atau kejadian yang akan diberitakan,
• 2.       Komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita,
• 3.       Pesan yang dirumuskan dan disalurkan,
• 4.       Menginterpretasikan pesan, dan
• 5.       Tujuan kegiatan pemberitahuan.

Karena adanya garis wewenang dalam suatu perusahaan, dengan sendirinya pola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang. Oleh sebab itu komunikasi banyak mengalir secara vertikal dari atas ke bawah. Melalui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, instruksi, dsb.. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah ke atas membawa informasi untuk atasan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Dengan demikian jelaslah bahwa dalam struktur tidak bebas, peranan komunikasi atasan dan bawahan berbeda, atasan memberikan perintah/petunjuk (yang mempunyai sangsi disiplin yang dituntut), sedangkan bawahan memberi informasi.

Disamping itu memang terdapat pula komunikasi mendatar yang terjadi antar karyawan sekolega/setingkat. Komunikasi inipun masih dalam kerangka struktur perusahaan, walaupun biasanya tidak ada sangsinya (kecuali apabila memasalahkan kerjasama dan tukar menukar informasi pekerjaan untuk merealisasikan suatu tugas). Bilamana komunikasi mendatar lebih memperoleh arti penting daripada komunikasi vertikal, maka pimpinan suatu perusahaan mendapatkan saingan, karena informasi (sengaja atau tidak) akan banyak tidak sampai kepadanya.

Hal ini dapat pula menyebabkan keputusan yang akan diambil mungkin kuranf tepat atau kurang bijaksana. Biasanya penyimpanan atau pembekuan suatu informasi terjadi dua tingkat di bawah seorang atasan, karena tingkat tersebut jauh, akan tetapi juga masih dekat dengan atasan yang akan dihambatnya.

Isi komunikasi vertikal dari atas ke bawaj biasanya mengandung unsur pengarahan, kritik terhadap pekerjaan yang kurang baik dilaksanakan bawahan, informasi penting yang mendidik, meyakinkan dan diarahkan pada peningkatan partisipasi serta afiliasi atau kohesi (hubungan) karyawan perusahaan. Apakah pola komunikasi itu lebih banyak bersifat instruktif atau hanya sekedar tukar-menukar informasi, hal ini sangat tergantung pada jenis informasi dan relevansinya dengan pekerjaan, yaitu hubungan kerja antara komunikator dengan komunikasi. dalam hubungan ini perlu disebut pentingnya suatu bagan organisasi yang menjelaskan:

• §  Garis hierarchie atau tingkatan,
• §  Wewenang,dan
• §  Hubungan kerja antar bagian.

Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui relevansi jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus apabila ada orang-orang dari bagian lain yang kurang ada hubungannya satu dengan yang lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungannya yang erat, bahwa ada sesuatu yang lebih penting daripada kepentingan pekerjaan yang mengikatnya. Selama tidak mengganggu kelancaran pekerjaan atau diadakan diluar jam kerja, komunikasi demikian dapat dihadapi dengan toleransi. Sehubungan dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “grapevine” (komunikasi desas-desus atau benalu komunikasi).

Desas-desus ini adalah saluran komunikasi yang memanfaatkan secara tidak jujur (bukan urusan hubungan kerja) untuk mengadakan komunikasi antar bagian dan menyampaikan berbagai hal yang biasanya diberi warna negatif atau memang bersifat demikian kepada pihak lain. Hal semacam ini biasanya merupakan saluran komunikasi tidak resmi dalam suatu perusahaan.

Untuk mengatasi benalu/desas-desus tersebut yang biasanya berita tentang ketegangan hubungan atasan dengan bawahan yang mungkin kurang suka dikontrol oleh atasannya, maka diperlukan rapat bulanan guna memberi informasi yang penting dan harus diketahui staff yang lebih rendah.

Walaupun tidak disukai, namun kontrol sangat diperlukan demi kelancaran perencanaan. Karena itu dalam komunikasi dari atas ke bawah sebaiknya digunakan suatu sistem untuk memperlunak kontrol, misalnya dengan menggunakan kata-kata halus seperti “tolong”, “terimakasih”, “bagaimana sekiranya...”, “apakah tidak lebih baik jika...”, dsb.. walaupun halus, namun bawahan bukan berarti akan meremehkan atasannya, karena perintah yang disampaikan harus tetap dilaksanakan. Dengan demikian akan terjadi keselarasan antara atasan dengan bawahan karena bawahanpun dapat merasa dihargai.

C.     HUBUNGAN ANTAR MANUSIA

Setiap lembaga bisnis haruslah dapat menciptakan hubungan kondusif, baik yang bersifat internal (bertujuan untuk mempertahankan integrasi secara psikologis maupun sosial, yang mempunyai efek meningkatnya tingkat produktivitas. Agar kepuasan, loyalitas, dan integrasi individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu di dalam lingkungannya. Kita harus mengetahui kita harus memperhatikan orang lain) maupun eksternal (diperlukan karena pembelian terdapat pada pihak luar perusahaan yang mempunyai karakter dan kedudukan yang berbeda-beda, maka diperlukan pendekatan yang berbeda pula agar dapat mencapai orang tersebut).

Adakalanya strategi interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas dan tercerai-berai. Oleh karena itu strategi yang harus kita pakai adalah strategi komunikasi massa.

Komunikasi massa adalah proses dimana organisasi media memproduksi pesan-pesan dan mengirimkannya ke publik yang besar, dan melalui proses tersebut sejumlah pesan akan digunakan atau dikonsumsi oleh audiens. Sentral studi komunikasi massa adalah media. Bila dikatakan bahwa sistem media merupakan bagian dari sistem dalam konteks yang lebih besar, yaitu politik, ekonomi, dan institusi kekuasaan studi komunikasi massa juga mempelajari kaitan sistem-sistem tersebut dengan keberadaan dan fungsi media dalam masyarakat. Oleh studi komunikasi massa bersifat kompleks, analisis yang mendalam terhadap faktor-faktor terkait di seputar media dibutuhkan.

Hubungan masyarakat menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masing-masing. Penalarannya sebagai wahana komunikasi ke dalam (berusaha menyelenggarakan ke dalam tubuh organisasi) maupun keluar (memberikan informasi kepada masyarakat dan lingkungan). Penyelenggaraan ini berfungsi memfilterisasi, mengelola, dan menyajikan informasi yang diperlukan sehingga sesuai dengan kebutuhan komunikasi dari kelompok sasaran yang dituju. Mengelola dan menyaring masukan dari luar menyelenggarakan komunikasi yang sehat kepada masyarakat sehingga mereka mendukung dan menyetujui apa yang diharapkan.

Hubungan masyarakat disebut juga public relation dengan ruang lingkup kegiatan yang menyangkut baik individu keluar dan semua kegiatan diselenggarakan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing lembaga atau organisasi.

Tujuan hubungan yang harmonis dengan masyarakat adalah untuk menciptakan, membina, dan memelihara sikap budi yang meluangkan bagi lembaga atau organisasi di suatu pihak dan dengan public di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik.

Fungsi hubungan masyarakat mengandung 3 unsur, yaitu:

1.       Mempengaruhi pendapat.

2.       Cara mempengaruhi dengan penyajian yang dapat diterima, dan

3.       Komunikasi yang digunakan dua orang atau timbal balik.

Apabila kita memperhatikan ketiga unsur tersebut maka akan tampak unsur yang pertama adalah unsur yang umum yang dipergunakan dalam komunikasi, sedangkan unsur kedua dan ketiga adalah unsur yang khusus dipergunakan dalam hubungan masyarakat (humas).

D.     KOMUNIKASI UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH (bertujuan untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk berhubungan dengan masalah-masalah bisnis, untuk mempelajari bagaimana cara menciptakan suasana agar pertemuan-pertemuan dapat berhasil, untuk mempelajari bagaimana menyusun agenda rapat, untuk mempelajari bagaimana menyusun sebuah kelompok diskusi, untuk mempelajari yang bersifat sebagai pimpinan dan untuk mengetahui keadaan suatu kelompok)

Ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemampuan komunikator dalam memecahkan masalah ketika berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil. Suatu pertimbangan mengikuti langkah-langkah akan sangat membantu untuk meningkatkan pertemuan-pertemuan kelompok yaitu yakin akan metode yang digunakan, ciptakan suasana yang menyenangkan, rencanakan jadwal, susunan pembahasan, gunakan gaya kepemimpinan yang tepat, mengikuti perkembangan kelompok dan tindak lanjut setelah pertemuan.

Metode yang digunakan adalah penting untuk berhati-hati didalam menentukan pilihan metode untuk membuat keputusan. Yakin bahwa metode ini adalah yang terbaik untuk mencapai tujuan. Sewaktu-waktu rapat kelompok tidak diperlukan dan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien dengan langsung diputuskan atau menggunakan komunikasi tertulis. Banyak organisasi yang menggunakan metode kelompok secara luas untuk informasi komunikasi yang penting dan membuat keputusan-keputusan.

Ada keuntungan dan kerugian dalam metode kelompok. Alasan utama yang sering disebutkan untuk menggunakan metode-metode kelompok antara lain:

1.       Keputusan yang berkualitas lebih baik,

2.       Keputusan kelompok membuat perkembangan dukungan yang lebih besar,

3.       Keputusan kelompok dapat menghasilkan suatu tekad yang kuat untuk melaksanakan keputusan tersebut,

4.       Metode rapat atau kelompok menimbulkan resiko yang lebih efektif dalam proses pengambilan keputusan.

Adapun kerugian metode kelompok diatas ada beberapa pembatasan untuk mempertimbangkannya:

1.       Metode kelompok memakan waktu cukup panjang,

2.       Metode kelompok atau rapat meminta keahlian atau keterampilan pemimpin,

3.       Keputusan kelompok kadang- kadang menggambarkan rata-rata keahlian dalam kelompok, dan

4.       Keputusan kelompok dapat membuat kesalahan dalam menghasilkan dugaan.

Untuk menjadikan suatu kelompok menjadi efektif, haruslah menciptakan suatu lingkungan yang baik dalam mencapai tujuan-tujuan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan yaitu, sbb.:

1.       Motivasi. Para anggota rapat harus memiliki kepercayaan bahwa rapat sangat diperlukan, maka mereka akan berusaha memberikan opini terbaik mereka, demi perusahaan. Untuk itu mereka harus dapat memotivasi diri mereka sendiri bahwa pendapat mereka sangat diperlukan. Ini sangat diperlukan dalam penyusunan/pembentukan kelompok sebelum rapat dimulai.

2.       Lokasi rapat.

3.       Merencanakan rapat,

Banyak pimpinan mengeluarjan sebuah perjanjian besar seperti pengaturan-pengaturan fisik dan tak seorangpun mengetahui apa yang akan benar-benar terjadi dalam rapat.

Mereka dengan jelas berpikir bahwa mereka akan setuju dengan persoalan-persoalan rapat di pertemuan.

Kelompok komunikasi lebih efektif untuk menyelesaikan masalah bisnis. Salah satu jalan yang terbaik untuk memudahkan pertemuan kelompok yang efektif adalah menciptakan disiplin, peraturan, dll. dalam tujuan dari kelompok. Pimpinan yang efektif juga harus menjadi komunikator yang efektif, contohnya hubungan yang efektif dimana kepemimpinan dalam kelompok menunjukkan kemampuan pemakaian komunikasi yang efektif.

Arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas.

Berikut adalah pengertian dan fungsinya :
1. Downward Communications
Downward Communications adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.

Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah :

• Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
• Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
• Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
• Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

2. Upward Communication
Upward Communication adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.

• Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
• Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
• Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat   diselesaikan oleh bawahan
• Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
• Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

3. Horizontal Communication
Horizontal Communication adalah tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.

Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

• Memperbaiki koordinasi tugas
• Upaya pemecahan masalah
• Saling berbagi informasi
• Upaya pemecahan konflik
• Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain, sebagai berikut:
1. Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan. Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan. 

2. Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain.

3. Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan cara berbicara, menulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon. Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis seperti: televisi, kaset, video atau OHP (overheadprojector). Sumber berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang dikehendaki. 

4. Langkah keempat , perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang. Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya. Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan respons terhadap pesan tersebut. 

5. Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.

Sumber :

 - http://ekopurnomo1990.blogspot.com/2010/01/pentingnya-komunikasi-yang-efektif-di.html

 - Buku Paket Komunikasi Bisnis, Universitas Gunadarma.

Komunikasi Efektif dalam Perusahaan

October 17, 2009 · Filed under whatever

PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.
KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN
Perusahaan merupakan suatu unit usaha yang mempunyai salah satu tujuan mendapatkan keuntungan. Untuk mencapai tujuan tersebut perlu kerja sama dan komunikasi yang efektif antara pihak manajemen dan karyawan. Dua elemen yaitu karyawan dan manajemen merupakan satu kesatuan yang saling membutuhkan.
Karyawan merupakan tulang punggung perusahaan yang akan melakukan berbagai kegiatan dalam menjalankan perusahaan tersebut. Kegiatan tersebut diantaranya adalah kegiatan produksi. Semakin banyak pengalaman dan keterampilan yang didapat karyawan pada bagian ini, maka produk yang dihasilkan dari suatu perusahaan semakin berkualitas.
Sedangkan manajemen merupakan sekumpulan orang yang melakukan kegiatan planning, organizing, leading dan controlling. Manajemen mempunyai tanggung jawab tertinggi atas berbagai pengambilan keputusan yang berkaitan dengan bidang yang dibawahi.
Hubungan yang baik antara karyawan dan manajemen pun juga menghasilkan banyak manfaat. Ide-ide baru dari karyawan mengenai solusi dari masalah yang terjadi di perusahaan akan mudah terselesaikan. Produktivitas pun juga meningkat karena karyawan dengan suka rela memberikan tenaga dan pikiran pada perusahaan.
KOMUNIKASI EFEKTIF DALAM PERUSAHAAN
Apa yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif? Komunikasi yang efektif adalah sebuah proses dimana seseorang mengirim atau menerima pesan dengan mengetahui benar apa arti maksud pesan itu. ketika seorang karyawan tidak dapat menyelesaikan tugas-tugasnya, mungkin saja kegagalan itu disebabkan oleh komunikasi yang tidak efektif antara atasan.
Mengapa dibutuhkan komunikasi efektif dalam perusahaan?. Jawabannya cukup mudah, yakni karena semua hal yang dilakukan dalam perusahaan memang bertujuan untuk memberikan sesuatu bagi pelanggan, atasan, para pemegang saham,karyawan, komunitas dan lain-lain. jika tidak mengetahui output apa yang ingin dihasilkan oleh perusahaan, bagaimana bisa tercapai tujuan perusahaan secara efektif.
Komunikasi yang terjadi dalam perusahaan terjadi atas dua macam arah yaitu vertical dan horizontal. Komunikasi horizontal (mendatar) adalah komunikasi yang terjadi antar karyawan setingkat. Bila komunikasi mendatar lebih dominant dalam perusahaan maka pemimpin perusahaan akan mendapat saingan karena secara sengaja atau tidak informasi banyak yang tidak sampai kepadanya. Hal ini juga dapat menyebabkan keputusan yang diambil menjadi kurang tepat atau bijaksana.
Komunikasi yang paling banyak terjadi adalah komunikasi vertical dari atas ke bawah, dimana atasan selalu memerintah bawahannya untuk melakukan pekerjaan. Namun seharusnya, terjadi pula arah yang sebaliknya yaitu dari bawah ke atas, sehingga informasi dari bawahan dapat menjadi bahan pertimbangan atasan untuk membuat keputusan. Isi komunikasi vertical atas ke bawah, biasanya mengandung pengarahan arau kritik terhadap kinerja bawahan. Apakah hal ini hanya perintah semata atau terjadi pertukaran informasi, itu tergantung dari informasi dan hubungannya dengan pekerjaan.
Hubungan antara komunikasi dan konflik itu sangat dominan. Didalam perusahaan peranan komunikasi itu sangat penting sekali, karena jika komunikasi tidak berjalan dengan baik , akan mengakibatkan banyak terjadi konflik. Sebaliknya, jika komunikasi dua arah antara pihak management dengan karyawan itu dapat berjalan dengan baik,maka akan dapat mengurangi terjadinya konflik. Contoh di lapangan yang sering timbul misalnya adanya mogok kerja. Itu salah satu penyebabnya adalah adanya konflik yang berkepanjangan, yang timbul akibat komunikasi yang tidak dapat berjalan dengan baik.
KOMUNIKASI MEDIA ELEKTRONIK DALAM PERUSAHAAN
Kemudahan berkomunikasi dalam perusahaan kini telah berkembang canggih dan dapat dikatakan mutlak dibutuhkan. Dalam kemajuan teknologi yang begitu pesat, komunikasi merupakan salah satu yang paling berpengaruh.
Teknologi komunikasi yang memudahkan dalam perusahaan baik digunakan secara internal atau eksternal yang kini berkembang diantaranya  IM, GAIM, ICQ, Mobile VPN, BLOG dan lain-lain
Namun,kemudahan-kemudahan itu bukanlah tanpa efek. Sebuah perusahaan membutuhkan chatroom untuk komunikasi internalnya. Terutama akan sangat berguna untuk virtual meeting dengan kantor-kantor cabang.
Tetapi, fasilitas chatroom di berbagai pemberi layanan IM (Instant Messenger) di non-aktifkan. Chatroom public tidak bisa digunakan, karena bisa menyebabkan kebocoran rahasia perusahaan.
Selain itu, perusahaan ini menggunakan berbagai layanan IM untuk berkomunikasi baik internal maupun external (customer); ICQ, Yahoo Messenger, dll. Ada komplain bahwa ini menyebabkan terlalu banyak software yang terpasang di komputer user.

http://novira1311.wordpress.com/2009/10/17/komunikasi-efektif-dalam-perusahaan/

Komunikasi Kunci Keberhasilan Transformasi dan Perubahan di Perusahaan

Komunikasi adalah kemampuan dasar setiap individu yang telah dimiliki sejak lahir. Dimulai dengan komunikasi isyarat berupa tangisan dan gerak tubuh, hingga mencapai ungkapan yang disampaikan dalam bentuk kata, kalimat, dan gambar.

Pada dasarnya komunikasi adalah menyampaikan pesan kepada khalayak yang dituju baik menggunakan bahasa, gambar, symbol, maupun ungkapan baik secara langsung maupun tidak langsung. Bila kita menelaah teori komunikasi yang ada, seperti menurut pakar komunikasi Lasswell (1960) yang menyatakan bahwa komunikasi adalah sebuah proses yang melibatkan “who says what, in which channel, to whom, and with what effect”. Sungguh sederhana penjabarannya secara teori, namun apakah sesederhana itukah pelaksanaannya?

Pada sebuah organisasi tidak semudah itu, karena melibatkan beberapa hingga beribu-ribu individu yang memiliki berbagai macam kebiasaan, budaya, karaktdr, dan lain sebagainya yang dapat mempengaruhi bentuk komunikasi yang dibawakan oleh mereka. Karena inilah kita mengenal Komunikasi Organisasi.

Untuk memahami Komunikasi Organisasi maka kita juga perlu memahami apa arti organisasi itu sendiri. Salah satu definisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau system individual yang melalui sebuah jenjang/hirarki dan pembagian kerja, dan berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan.

Dengan pemahaman komunikasi dan organisasi yang telah disebutkan diatas, maka kita akan melihat bahwa dalam sebuah organisasi akan tercipta beberapa macam jenis komunikasi,yaitu:

1. Upward Communication, merupakan jenis komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan. Fungsi jenis komunikasi ini antara lain adalah:

a. Menyampaikan informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

b. Menyampaikan informasi tentang persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan

c. Menyampaikan saran ataupun masukan kepada atasan tentang pelaksanaan pekerjaan

d. Menyampaikan keluhan pribadi yang menyangkut dengan pekerjaan maupun karir

e. Dan lain sebagainya

2. Downward Communication, merupakan komunikasi yang terjadi dari atasan ataupun manajemen kepda bawahan. Fungsi jenis komunikasi ini antara lain adalah:

a. Job instruction

b. Job rationale

c. Policy and Procedures

d. Ungkapan yang dapat memotivasi pekerja

e. Dan lain sebagainya

3. Horizontal Communication, merupakan komunikasi yang terjadi di antara pekerja atau pada tatanan kedudukan yang setara. Jenis komunikasi ini berfungsi diantaranya adalah:

a. Memperbaiki koordinasi tugas

b. Upaya pemecahan kendala yang muncul

c. Peredam/Aktifitas prefentive dalam meredam potensi konflik

d. Information sharing

e. Dan lain sebagainya

Komunikasi tidak berhenti pada memahami jenis dan fungsi komunikasi dalam perusahaan, namun sebagai komunikator perusahaan maka diperlukan pembentukan pesan yang terencana dan terintegrasi dengan transformasi ataupun perubahan yang terjadi guna membangun kesadaran, menciptakan pemahaman, dan membangkitkan semangat pekerja untuk secara bersama-sama mendukung transformasi ataupun perubahan yang telah dicanangkan oleh perusahaan.

http://ie.opusmanagement.com/index.php?option=com_content&view=article&id=64

PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

A.   KEGIATAN KOMUNIKASi DALAM PERUSAHAAN

            Banyak prinsip manajemen yang harus diperhatikan, terlebih-lebih dalam membicarakan komunikasi yang diselengggarakan oleh suatu perusahaan. Sebagai  suatu organasi, setia perusahaan hifrearki (tingkat) yang  mengakibatka n komunikasi di dalamnya.

            Semua ini mempunyai akibat tethadap penyelenggaran komunikasi yang juga dapat memepengaruhi hubungan antar manusia di dalam dan di luar perusahaan. Hal ini berarti bahwa setiap kegiatan komunikasi senantiasa melibatkan orang lain. Apabila satu pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme socialisasi, integrasi dan peningkatan kerjasama, maka pada pihak yang lain kegiatan itu merupakan pencerminaan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Dengan demikian,maka setiap kegiatan komunikasi mempunyai dua sapek, yaitu aspek aktif dan aspek pasif. Aspek  aktif berupa kegiatan yang bertujuan mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnha, sedangkan aspek pasif adalah pencerminan situasi social yang memanfaatkan komunikasi tersebut. Selain itu, kegiatan komunikasi merupakan suatu alat sosialisasi yang netrla, yaitu dapat menimbulkan integrasi juga pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat dipolamsi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau pertentangan.

            Karena itu, pengaruh komunikasi tergantung dari sikap komunikasi itu sendiri, yaitu untuk tujuan apa komunikasi itu dilakukan dgn maksud damai atau menimbulkan pertentangan.

B.   Proses komunikasi dalam perusahaan.

            Setiap proses komunikasi sekurang- kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu :

·        Ide atau kejadian yang akan diberitakan

·        Komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita

·        Pesan yang dirumuskan dan disalurkan

·        Mengintrepersikanpesan

·        Tujuan kegiatan pemberitaan

karena adanya garis wewenag dalam suatu perusahaan, dengan sendirinyapola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang (structured). Oleh sebab itu komunikasi terbanyk mengallir secara vertikal dari atas ke bawah. Melaui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, intruksi dan sebagainya. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah ke atas membawa informasi untuk atsan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

Dengan demikian jelaslah bahwa dalam struktur tidak bebas, peranan komunikasi atsan dan bawahan berbeda, atsan memberi petunjuk ( yang mempunyai sangsi disiplin yang dituntut), sedangkan bawahan memberi informasi. Disamping itu memnag terdapat pula komunikasi mendatar (horisontal) yang terjadi antar karyawan setingkat. Komunikasi inipun masih dalam kerangka struktur perusahaan, walaupun biasanya tidak ada sangsinya ( kecuali merealisasi suatu tugaas).

Bilama komunikasi mendatar lebih memperoleh arti penting daripada komunikasi vertikal, maka pimpinan suatu perusahaan mendapat saingan,karena informasi ( sengaja atau tidak) akan banyak tidak sampai kepadanya.

C.   KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Ada tiga arah umum komunikasi dalam organisasi yaitu:

1.      Komunikasi vertical dari atas ke bawah

2.      Komunikasi vertical dari bawah ke atas

3.      Komunikasi horizontal.

Seperti diketahui bahwa tidak hidup terpisah dari lingkungannya. Oleh karena itu muncul bentuk komunikasi lain. Yaitu komunikasi dari luar, atau eksternal. Informasi dari luar perlu dipelajari agar organisasi dapat berjalan memperoleh pengalaman dan memperbaiki hubungannya dengan masyarakat lingkungannya.

            Komunikasi vertical dari atas ke bawah terjadi misalnya dalam menetapkan jobs instruction, yaitu pelaksanaan perintah-perintah pekerjaan, member penjelasan tentang kebiasaan dan peraturan yang berlaku dalam perusahaan.

            Sedangkan komunikasi dari bawah ke atas dapat berupa usulan dari bawahan, kritik, ataupun grapevine ( kabar dari mulut ke mulut atau desas- desus). Komunikasi horizontal, dapat terjadi antara karyawan atau pejabat setingkat yang dapat terjadi seperti dalam konferensi, ceramah, pertemuan informal.

Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui relevansi jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus apabila ada orang-orang dari bagian lain yang kurang ada hubungannya satu dengan yang lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungannya yang erat, bahwa ada sesuatu yang lebih penting daripada kepentingan pekerjaan yang mengikatnya. Selama tidak mengganggu kelancaran pekerjaan atau diadakan diluar jam kerja, komunikasi demikian dapat dihadapi dengan toleransi. Sehubungan dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “grapevine” (komunikasi desas-desus atau benalu komunikasi).

Desas-desus ini adalah saluran komunikasi yang memanfaatkan secara tidak jujur (bukan urusan hubungan kerja) untuk mengadakan komunikasi antar bagian dan menyampaikan berbagai hal yang biasanya diberi warna negatif atau memang bersifat demikian kepada pihak lain. Hal semacam ini biasanya merupakan saluran komunikasi tidak resmi dalam suatu perusahaan.

Untuk mengatasi benalu/desas-desus tersebut yang biasanya berita tentang ketegangan hubungan atasan dengan bawahan yang mungkin kurang suka dikontrol oleh atasannya, maka diperlukan rapat bulanan guna memberi informasi yang penting dan harus diketahui staff yang lebih rendah.

Walaupun tidak disukai, namun kontrol sangat diperlukan demi kelancaran perencanaan. Karena itu dalam komunikasi dari atas ke bawah sebaiknya digunakan suatu sistem untuk memperlunak kontrol, misalnya dengan menggunakan kata-kata halus seperti “tolong”, “terimakasih”, “bagaimana sekiranya...”, “apakah tidak lebih baik jika...”, dsb.. walaupun halus, namun bawahan bukan berarti akan meremehkan atasannya, karena perintah yang disampaikan harus tetap dilaksanakan. Dengan demikian akan terjadi keselarasan antara atasan dengan bawahan karena bawahanpun dapat merasa dihargai.

C.     HUBUNGAN ANTAR MANUSIA

Setiap lembaga bisnis haruslah dapat menciptakan hubungan kondusif, baik yang bersifat internal (bertujuan untuk mempertahankan integrasi secara psikologis maupun sosial, yang mempunyai efek meningkatnya tingkat produktivitas. Agar kepuasan, loyalitas, dan integrasi individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu di dalam lingkungannya. Kita harus mengetahui kita harus memperhatikan orang lain) maupun eksternal (diperlukan karena pembelian terdapat pada pihak luar perusahaan yang mempunyai karakter dan kedudukan yang berbeda-beda, maka diperlukan pendekatan yang berbeda pula agar dapat mencapai orang tersebut).

Adakalanya strategi interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas dan tercerai-berai. Oleh karena itu strategi yang harus kita pakai adalah strategi komunikasi massa.

Komunikasi massa adalah proses dimana organisasi media memproduksi pesan-pesan dan mengirimkannya ke publik yang besar, dan melalui proses tersebut sejumlah pesan akan digunakan atau dikonsumsi oleh audiens. Sentral studi komunikasi massa adalah media. Bila dikatakan bahwa sistem media merupakan bagian dari sistem dalam konteks yang lebih besar, yaitu politik, ekonomi, dan institusi kekuasaan studi komunikasi massa juga mempelajari kaitan sistem-sistem tersebut dengan keberadaan dan fungsi media dalam masyarakat. Oleh studi komunikasi massa bersifat kompleks, analisis yang mendalam terhadap faktor-faktor terkait di seputar media dibutuhkan.

Fungsi komunikasi dalam organisasi ini adalah :

a.       Fungsi integrative, yaitu bertujuan untuk menjaga kesatuan individu serta bagian – bagian dalam organisasi.

b.      Fungsi interaktif, yaitu menjaga pertukaran informasi pendapat dan sikap agar individu atau bagian organisasi dapat mengadakan penyesuaian baik antar sub system dalam organisasi ataupun dengan dunia lingkungannya.