BAGAIMANA PEMIMPIN MENGAMBIL
KEPUTUSAN
Pendahuluan
Salah satu tantangan berat yang
dihadapi oleh berbagai pemimpin kini adalah arus masalah yang datang terus
menerus. Dunia memang memiliki banyak pasokan masalah yang dapat memasuki
pelayanan Anda sebagai pemimpin. Entah Anda melayani di dunia politik, bisnis
atau non profit, masalah selalu ada. Entah Anda melakukan pelayanan sebagai
pemimpin team kecil, pemimpin organisasi atau pemimpin di masyarakat, masalah
tetap tidak absen dari hidup Anda.
Jadi, kita tidak dapat menghindar
daripadanya. Bahkan waktu munculnya maslaah tidak dapat dikendalikan dengan
mudah. Dalam bekerja, setiap saat masalah dapat menantang kita untuk mengambil
keputusan. Keputusan yang tepat membuat masalah tadi terpecahkan dan kita
mencapai apa yang diidam-idamkan. Sebaliknya keputusan yang keliru akan
memperparah masalah tadi, bahkan menimbulkan tambahan masalah, sehingga kerja
mungkin tidak lagi terasa indah.
Apakah definisi masalah itu? Banyak
definisi telah diajukan tentang hal ini. Umumnya definisi-definisi tersebut
memiliki kesamaan tentang kandungan isi dan faktor-faktor suatu masalah. Suatu
masalah hadir karena
1. Adanya
gap atau kesenjangan antara kenyataan, titik berangkat, dengan tujuan yang
ingin diraih atau standar yang ingin dicapai.
2. Adanya
halangan dan kesulitan untuk menjembatani kesenjangan itu.
3. Adanya
kemungkinan penyelesaian masalah bila perumusannya benar.
Sebenarnya, proses pengambilan
keputusan adalah proses pemilihan alternatif pemecahan masalah untuk
mendapatkan penyelesaian yang terbaik. Bila dilakukan secara nalar, memang
proses ini lebih panjang dan makan waktu, namun kemungkinan kesalahannya dapat
diperkecil.
Konsep: masalah, pilihan,
pengambilan keputusan, dan tujuan
Bayangkan ada sebuah perjalanan yang
harus dilakukan oleh sekitar 3.000.000 orang yang baru dibebaskan dari
perbudakan di Mesir menuju ke Kanaan. Anda harus memimpin mereka, melalui
beberapa seri pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah di tahun 1500 SM.
Anda dapat mengorganisir mereka, atau dapat pula mencari koalisi dengan bangsa
lain yang lebih besar. Anda dapat mempercepat langkah mereka, atau mengajak
mereka beristirahat. Sementara itu, Anda perlu menentukan bagaimana memenuhi
kebutuhan makanan, keamanan, dan kesehataan orang banyak tadi.
Apa yang terjadi? Seringkali, dalam
menghadapi berbagai masalah tersebut, seorang pemimpin atau orang-orang di
sekitarnya terlalu cepat menyimpulkan dan mengambil pilihan tindakan.
Berulang-ulang sejarah mencatat kesalahan serupa ini dan akibatnya yang fatal.
Menyerahnya angkatan laut Itali kepada kekuatan sekutu yang jauh lebih kecil
dari mereka adalah suatu contoh kesalahan fatal tersebut. Contoh lain ialah
bagaimana pabrik-pabrik sepeda motor di Eropa memutuskan untuk mengabaikan
produk sepeda motor Jepang di tahun 1970an, akibatnya perusahaan Jepang leluasa
menguasai dunia.
KARENA
KEPUTUSAN YANG KELIRU
(KARENA
KEGAGALAN MEMILIH ALTERNATIF
PENYELESAIAN
MASALAH YANG BAIK)
MAKA
PERJALANAN YANG MESTINYA DAPAT
TERSELESAIKAN
DALAM 2 TAHUN, BARU
RAMPUNG
DALAM 40 TAHUN LEBIH.
Untuk dapat menghindarkan diri dari pengambilan
keputusan yang terburu-buru dan subjektif beberapa hal perlu disadari sebagai
landasan dasar pendekatan. Pertama ialah Anda harus mampu membedakan dengan
tajam, antara fakta dan tafsiran atau pendapat mengenai fakta tadi.
1. Fakta Sebagai Titik Berangkat
Perumusan masalah dimulai dengan
mengkaji fakta-fakta yang ada. Seringkali hal yang kedengarannya sederhana ini
menjadi sumber kegagalan pengambilan keputusan yang benar. Masalah yang sering
muncul dalam pengkajian fakta adalah pemimpin dan orang yang ada di sekitarnya
sering membaurkan fakta dengan tafsiran tentang fakta tersebut. Kesulitan untuk
mendapatkan fakta yang benar-benar terjadi untuk membedakannya dengan tafsiran
disebabkan oleh:
· Karena
corak budaya tertentu dimiliki oleh para pengambil keputusan sehingga
menimbulkan prasangka bersama. Jadi hanya ada satu sudut pandang yang sang
pengambil keputusan yakini benar, atau suatu nilai yang dianggap sahih untuk
semua situasi. Misalnya, seorang yang datang dari suku bangsa yang menekankan
individualisme akan mengambil keputusan yang diwarnai nilai ini
· Sudut
pandang terhadap fakta terjadi karena posisi atau peran yang dimainkan oleh
orang tersebut. Posisi dalam organisasi, atau kedudukan di masyarakat maupun
posisi geografis akan sangat menentukan sudut pandang seseorang. Seorang yang
mengambil keputusan sebagai kepala sekolah akan menggunakan pertimbangan yang
berbeda dibandingkan bila ia mengambil keputusan sebagai pengurus sekolah tadi.
· Tingkat
kemampuan/skill pengamatan yang dimiliki. Kualitas skill ini yang dimiliki
seorang pemimpin akan tergantung pada sikap, kejelian, serta hasil latihan yang
ia miliki. Seorang penjahit yang berjalan bersama seorang arsitek di Jakarta
akan memperhatikan hal-hal yang terkait hanya dengan pekerjaan mereka.
2. Pertanyaan sebagai alat: Alat yang menjadi prasyarat proses pengambilan keputusan
adalah kemampuan dan keberanian untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang
tepat. "Kemampuan mengajukan pertanyaan yang tepat merupakan titik
berangkat dan 50 persen keberhasilan penyelesaian tugas manajerial yang benar,
"kata Peter Drucker. Kekuatan manajemen Jepang adalah pada hal ini."
Kenapa? Pertanyaan yang benar dan berbeda-beda dapat menolong orang untuk tiba
pada kejelasan masalah.
Meningkatkan kemampuan ini dapat
dilakukan dengan cara di bawah ini:
Biasakan mengajukan serentetan
pertanyaan:
|
What
When
Where
Who
Why
How
|
?
?
?
?
?
?
|
Hal ketiga yang perlu dicatat ialah
bahwa kemampuan menstrukturkan fakta dengan efisien yang dimiliki seorang
pemimpin berkaitan dengan "muatan" pada memorinya. Karena itu,
kemampuan ini akan terkait dengan kualitas pembelajaran dirinya. Sejumlah fakta
yang tidak terstruktur dan tidak saling terkait dapat membuat seorang pemimpin
tenggelam dalam upaya analisis dan penentuan masalahnya.
3. Parameter masalah perlu
dipahami. Seorang pemimpin juga kerap tidak bisa membedakan fakta yang
terkait langsung dengan urusan kita dengan fakta yang tidak terkait dengannya.
Fakta yang terkait dan tidak terkait tentunya ditentukan oleh pembatasan kita
tentang lingkup urusan tadi. Seorang yang mudah menganggap masalahnya sangat
terbatas akan jatuh ke dalam myopia atau pandangan pendek dan terbatas,
sehingga mengabaikan faktor-faktor yang tidak langsung berperan bagi organisasi
atau komunitas yang ia layani. Contoh yang jelas adalah bagaimana para produsen
botol hancur dalam waktu pendek ketika kemasan botol plastik muncul dipasaran
dan mereka mengabaikannya. Sebaliknya bila ia menganggap semua masalahnya
sangat kompleks dan luas, akan jatuh kedalam percakapan dan analisis yang
berkepanjangan tanpa tindakan yang tepat. Kegagalan negara Indonesia menghadapi
krisis dollar di tahun 1998 ketika Thailand sudah hancur terlebih dahulu
merupakan contoh hal tadi.
Langkah-langkah
Jadi bagaimana? Secara umum ada
tujuh langkah yang dapat dijadikan pegangan dalam menghadapi masalah:
1.
Tanyakan pada diri sendiri, apakah masalah ini berada dalam wewenang Anda untuk
menyelesaikannya. Bila benar, maka mulailah memasuki proses pengambilan
keputusan lebih jauh. Sebaliknya bila masalah tadi tidak berada di bawah
wewenang Anda, sampaikanlah adanya masalah pada yang berwenang. Dalam tahap ini
tentukan juga siapa saja yang seharsunya perlu dikonsultasikan?
2.
Kumpulkan fakta dan pisahkan dari interpretasi atau pendapat. Sejumlah
pertanyaan perlu diajukan.
3.
Identifikasikan masalah utama atau masalah sebenarnya dari masalah-masalah
ikutan atau turunan. Ajukan pertanyaan seperti ini berkali-kali "Mengapa
begitu?"
4.
Analisis dan bila perlu cari tambahan fakta. Misalnya tentukan jenis apakah
masalah ini. (kompleks atau sederhana, rutin atau tidak terencana)
a.
|
Urgent
bisa ditunda
penanganannya karena merupakan
masalah kronis
Masalah potensial
|
b.
|
Masalah berstruktur
tunggal
Penyelesaian tunggal
Masalah berstruktur ganda
Penyelesaian ganda
Masalah tidak kentara
strukturnya
Penyelesaian...?
|
5.
Tentukan berbagai pilihan-pilihan untuk melakukan penggarapan masalah ini.
Ingatkan diri bahwa cara yang selalu digunakan sejauh ini tidak selalu merupakan
cara terbaik di dalam menangani masalah pada hari ini.
6.
Tentukan pilihan-pilihan penyelesaiannya. Ing`tkan diri dan pengambil keputusan
yang lain mengenai sistem nilai dan rambu-rambu kebijakan di dalam organisasi
atau komunitas dimana Anda berada. Jadikan rambu-rambu tadi sebagai acuan
pilihan yang diambil
7.
Tentukan rencana pelaksanaan, team pelaksananya, batasan waktu, kebijakan
dasar, dana, dan batas wewenang dalam pelaksanaan.
Rincian
secara jelas tentang beberapa dari langkah di atas akan dipapaprkan selanjutnya
Fokus pada Perumusan Masalah
Dalam banyak kasus, suatu masalah
dirumuskan secara salah, karena tekanan-tekanan waktu, budaya organisasi
tertentu. Perumusan masalah juga terkait dengan sudut pandang. Karenanya
beberapa proses harus dipastikan hadir.
Apakah ciri suatu perumusan masalah
yang baik? Sebuah perumusan yang baik mengidentifikasikan semua elemen-elemen
yang relevan, elemen apa yang absen, dan elemen apa yang perlu ditambahkan.
Alternatif Penanganan/Pengambilan
Keputusan
Sebelum memasuki babak ini marilah
kita tengok soal taxonomy dari masalah. Suatu tindakan yang penting dalam
penanganan masalah ialah mendapatkan kejelasan dari struktur masalahnya.
Menurut Neimark, seorang ahli dalam pola pikir, dalam menghadapi masalah lebih
baik terlebih dulu kita meneliti dan menangkap struktur masalahnya daripada isi
masalah. Struktur ini dapat dikenali dengan kita mengenali di dalam kelas
mana masalah ini termasuk.
Sayang sekali taxonomy dari masalah
diusulkan berbeda-beda oleh berbagai ahli. Menurut Neimark, problem yang paling
sederhana ialah problem yang elemen-elemennya kentara. Umumnya
persoalan-persoalan seperti ini memiliki solusi/penyelesaian tunggal, walaupun
ada solusi lain yang mungkin diajukan. Penyelesaian dimulai dengan
restrukturisasi elemen ini sehingga semakin kentara kaitannya.
Untuk jenis problem yang lain
mungkin informasi yang tersedia mengenai elemen-elemen problem ini tidak cukup
lengkap, sehingga informasi tambahan dibutuhkan untuk merumuskan masalah ini
lebih jelas. Problem-problem ini disebut sebagai problem diagnostik.
Biasanya problem serupa ini memiliki berbagai kemungkinan solusi. kata kunci
untuk menyelesaikannya ialah strategi optimalisasi informasi, yaitu melengkapi
informasi secara efektif dan efisien.
Jenis ketiga ialah masalah yang
tidak terstruktur dengan kemungkinan adanya berbagai tujuan dan solusi. Kata
kunci pada penyelesaiannya ialah pengenalan akan berbagai alternatif perumusan
masalah, tujuan dan penyelesaiannya.
Perencanaan Solusi
Dalam proses perencanaan solusi
beberapa faktor perlu dipertanyakan:
Alternatif solusi yang bisa
dikenali. Suatu solusi dapat hadir sebagai solusi tunggal, namun bisa juga
muncul dalam rangkaian bersama solusi yang lain (multiple solution).
Karena itu pengenalan pada alternatif-alternatif solusi merupakan hal yang
penting. Pengenalan ini dapat dilakukan dengan teknik brainstorming group,
atau Delphi method. Pada awal proses ini hendaklah dijaga agar tidak ada
suara/pendapat yang diredam atau dikuburkan.
Kriteria yang akan dipergunakan
untuk memakai alternatif-alternatif tersebut. Alternatif-alternatif yang
dikenali dapat disaring lebih lanjut berdasarkan kriteria yang disepakati
bersama. Untuk memiliki kesepakatan ini, tentunya diperlukan suatu proses
tersendiri. Contoh suatu kriteria ialah, kami akan meneliti alternatif mana
yang memberikan hasil yang terbanyak dengan cara yang murah serta jujur.
Juga kenali aspirasi atau keinginan
dari mereka yang:
·
memutuskan
·
mempengaruhi keputusan
· menjadi
inisiator untuk memproses masalah tersebut
· mereka
yang mempergunakan hasil keputusan tadi
Selain pengenalan pada kriteria,
alternatif-alternatif yang ada perlu dikaji dengan mempertanyakan, "Apakah
orang-orang bersedia menerimanya?" Pertanyaan ini penting karena suatu
keputusan yang baik pun akan terbuang percuma apabila tidak ada orang yang
bersedia menerima serta mematuhinya.
Kenali juga dua jenis resiko yang
mungkin dihadapi:
resiko
yang perlu diambil dan tak perlu diambil
resiko
yang dapat diperhitungkan dan sulit diperhitungkan
Semua keputusan mengambil resiko
tertentu ada resiko yang sangat tinggi, namun ada pula resiko yang bisa
diperhitungkan.
RESIKO
Bagaimana melihat suatu resiko akan
berkaitan dengan sasaran dan hasil yang hendak dicapai. Dalam hal ini terdapat
9 macam kemungkinan kombinasi antara hasil dan resiko, seperti:
1.
penyelam mutiara
2. body
guard profesional
3. pelatih
profesional
4. petinju
5. dosen
6. guru
7. supir
ojek
8. supir
mikrolet
9.
memancing
Pelaksanaan Pengambilan Keputusan
Pelaksanaan pengambilan keputusan
sering menjadi masalah karena keputusan yang mesti ditanggapi oleh banyak orang
malah ditangani oleh sedikit orang. Hal sebaliknya juga sering terjadi.
Keputusan yang seharusnya dapat ditangani oleh 2 - 3 orang diserahkan kepada
sebuah tim yang terdiri dari 40 orang atau lebih. Akibatnya timbul perdebatan
yang tak henti-hentinya.
Jadi tentukan dulu cara pengambilan
keputusan yang paling cocok dengan situasi dan masalah yang ada:
Solo, tim,
musyawarah,voting,, dan lain-lain
Penilaian Ulang
Setelah keputusan dan pelaksanaan
dilakukan, maka penilaian ulang perlu diadakan. Faktor-faktor penentu yang akan
dinilai harus diputuskan sejak awal dan tidak setelah pelaksanaan berjalan.
Dengan cara ini memang akan mudah terjadi debat yang hangat, namun akurasi akan
lebih terjamin.
Penutup
Apa yang dipelajari sejauh ini
merupakan suatu proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan secara
sistimatis dan linear. Ada banyak cara lain yang bisa diterapkan. Program
komputer yang canggih untuk membantu proses pengambilan keputusan juga sudah
diciptakan seperti Expert System, dan lain-lain. Namun dalam prakteknya di
dalam pelayanan di dunia ke-3 ada tiga faktor penting dalam proses pengambilan
keputusan. Intuisi, pengalaman, pengetahuan, dan fakta.
http://lead.sabda.org/bagaimana_pemimpin_mengambil_keputusan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar